Uutinen
Pidä huolta saatavista – laskutus kuntoon
Laskuttaminen, saatavien seuraaminen ja niiden perintä vaativat jatkuvaa huomiota.
Asiakkaiden maksut ovat myöhässä ja samaan aikaan omat kulut juoksevat. Tämä on yrittäjien arkea.
Jokaisen yrittäjän on tiedettävä, paljonko rahaa yritykseen on tulossa ja paljonko kuluja sillä on maksettavana. Yritysten on varmistettava, että ne saavat rahat myynnistä kohtuullisessa ajassa. Tässä auttaa laskuttamisen ja myyntisaatavien aktiivinen seuraaminen. Laskutuksen on oltava säännöllistä.
”Erityisesti pienissä yrityksissä on huolehdittava oikea-aikaisuudesta. Laskut on lähetettävä aina heti, kun on laskutettavaa. Siten varmistetaan, että rahat saadaan kotiin”, sanoo Administer Oy:n kirjanpitopäällikkö Raija Niiniluoto.
Jos maksuehto on 14 vuorokautta, Niiniluodon mielestä ideaalitilanteessa rahat ovat yrityksen tilillä viimeistään 21 vuorokauden kuluessa.
Niiniluodon mukaan on tavallista, että yrityksistä lähtee myös pielessä olevia laskuja. Laskun lähettäjä ei aina ole perillä esimerkiksi myyjän sopimasta tarjoushinnasta. Virheelliset laskut pitää korjata välittömästi. Muutoin rahojen saanti viivästyy turhaan.
”Tiedon pitää kulkea yrityksen sisällä. Siinä on aina parantamisen varaa”, Niiniluoto huomauttaa.
Hänen mielestään on tapauskohtaista, kuinka nopeasti venyneisiin maksuaikoihin on puututtava. Asia riippuu muun muassa yrityksen koosta. Nopeasta reagoinnista on harvoin haittaa.
”Siihen on puututtava, jos yhdellä asiakkaalla alkaa olla monta laskua maksamatta. Kannattaa katsoa myös, onko samalta yritykseltä tulossa lisää saatavia jo erääntyneiden laskujen lisäksi.”
Todellinen luottoriski
Niiniluoto kehottaa suhtautumaan luottoriskiin vakavasti. Yrityksen on oltava jatkuvasti ajan tasalla myyntisaamisten määrästä, ja pyrittävä pitämään se hallittavalla tasolla.
”Jos yrityksellä on kuukausittain toistuvia laskuja, eräpäivän on hyvä olla vähintään kymmenen päivää ennen palkanmaksua”, Niiniluoto sanoo.
Myöhässä olevasta laskusta on syytä huomauttaa asiakkaalle maksumuistutuksella.
”Jos normaalit perintäkirjeet eivät auta, on yleensä aika tehokasta ottaa itse yhteyttä asiakkaaseen.”
Sitäkin järeämpi keino on laittaa maksu perintätoimiston perittäväksi. Viimeiseksi vaihtoehdoksi Niiniluoto näkee sen, että tavaran tai palvelun toimittaminen keskeytetään maksut laiminlyövälle asiakkaalle.
Markkinoilla on erilaisia palveluita myyntisaamisten kierron nopeuttamiseen. Tilitoimisto auttaa kartoittamaan yrityksen tarpeisiin sopivia vaihtoehtoja.
Niiniluoto kannustaa yrityksiä osoittamaan, etteivät ne suhtaudu maksujen myöhästelyyn leväperäisesti.
”Asiakkaiden on hyvä tietää, että saatavia valvotaan ja perään lähtee aina karhukirje.”
Huomioi nämä:
- Laskuta asiakkaita ajallaan ja säännönmukaisesti.
- Mieti, kuinka pitkiä maksuaikoja myönnät. Kirjaa maksuehto ja siitä luistamisesta seuraavat sanktiot sopimuksiin.
- Seuraa järjestelmällisesti, saatko asiakkailta rahat tilille sovitussa ajassa. Ole valmiina reagoimaan myöhästyneisiin maksuihin.
- Käy säännöllisesti tilitoimiston kanssa läpi, kuinka paljon kassassa on rahaa, paljonko laskuja on auki ja kuinka paljon myyntisaatavia yrityksellä on.
- Myyntisaatavia voi turvata erilaisin suojautumiskeinoin, kuten luottovakuutuksella. Yksinkertaisimmillaan kannattaa tarkistaa asiakasyrityksen taloustilanne.