Ostolaskujen tietoturvallinen lähettäminen

03.06.2021Pia Atle

Ostolaskut tietoturvallisesti eFinan dokumenttitoiminnon ja eFina Mobiilin avulla

Valittaessa ostolaskujen toimitustapaa on syytä kiinnittää huomiota paitsi helppouteen myös laskujen turvalliseen toimittamiseen.

Verkkolasku on ostolaskujen toimitusmuodoista sekä vaivattomin että turvallisin.  Mikäli verkkolaskulla toimitus ei ole vaihtoehto, voi ostolaskun pyytää paperisena suoraan yrityksen laskutusosoitteeseen. Laskujen toimittaminen sähköpostilla sen sijaan ei ole suositeltavaa, sillä sen tietoturva on rajallinen, eikä luottamuksellista aineistoa tule enää lähettää lainkaan sähköpostitse.

Mikäli luottamuksellista tietoa sisältävä ostolaskulasku saapuu syystä tai toisesta kuitenkin sähköpostilla, voit varmistaa sen turvallisen käsittelyn käyttämällä eFinan dokumenttitoimintoa. Sen avulla yrityksenne dokumentit siirtyvät meille aina tietoturvallisesti. Henkilötietojen tietoturvallinen käsittely on meille ensisijaisen tärkeää, sillä haluamme varmistaa, että asiakkaidemme tiedot pysyvät turvassa prosessin jokaisessa vaiheessa.

Mikäli ostolaskuissa on siis henkilötiedoiksi laskettavia tietoja, voit lähettää ne turvallisesti dokumenttitoiminnon kautta noudattamalla alla olevaa ohjetta.

eFinan dokumenttien lähetystoimintoiminnon käyttäminen

Dokumenttien käsittelytoiminnon löydät kätevästi eFinan etusivulta. Toiminto on kaikkien eFina-käyttäjien käytettävissä käyttöoikeuksista riippumatta. Ladatut dokumentit ovat kuitenkin vain niiden käyttäjien käytettävissä, joilla on oikeus yrityksen dokumentteihin.

Ostolaskujen tallennus on helppoa ja nopeaa:

1. Valitse etusivulta Dokumentit-välilehti
2. Valitse lähetettävät tiedostot klikkaamalla kansiokuvaketta tai raahaamalla ne latausalueelle.

3. Alasvetovalikosta pääset valitsemaan, mihin kansioon haluat laskut tallentaa. Valitse tässä näkymässä Ostolasku ja paina Talleta-painiketta.

4. Tallennettuasi laskut ne siirtyvät suoraan ostolaskujen käsittelyyn.

5. Tallennathan ostolaskukansioon vain ostolaskuja. Ostolaskutiedostot tulee lähettää PDF-muotoisina siten, että jokainen lasku on oma dokumenttinsa. Näin varmistamme, että laskut saadaan luettua järjestelmään.

Dokumenttien käsittely ja tiedon lähetys vaivattomasti eFina Mobiililla

eFina Mobiili sisältää arkea helpottavan toiminnon, jonka avulla liitteiden lähettäminen on kivutonta ja nopeaa. Toiminnon avulla lähetät tiedostot ja liitteet, kuten sähköpostilla tulleet kuitit, laskut tai muun aineiston eFinaan suoraan puhelimestasi. Esimerkiksi sähköpostiin tulleet matkaliput ja laskut saat liitettyä ja lähetettyä jatkokäsittelyyn eFinaan parilla klikkauksella. Toiminto on käytettävissä puhelimen lähetä / jaa toiminnolla.

eFina Mobiiliskanneri sisältää myös dokumenttien skannaustoiminnon. Tämä mahdollistaa sen, että jokainen käyttäjä voi toimittaa luottamuksellisia dokumentteja palkka- ja taloushallintoon. Lisäksi ostolasku-valinnalla mobiiliskanneri vie skannatun ostolaskun suoraan eFinan ostolaskujen käsittelyyn.

Tallennustoiminto täyttää uuden GDPR-tietosuojasäännöksen mukaiset vaatimukset ja tiedot siirtyvät aina tietoturvallisesti ja salattuna. Luottamuksellista aineistoa ei enää tule lähettää sähköpostitse.

Mikäli sinulla ei vielä ole eFina Mobiilia, saat sen käyttöösi sovelluskaupassasi – ilmaiseksi, kuten aina!

eFina Mobiili

• • • Skannaustoiminto: kuitit ja esim. ostolaskujen liitteet
    • Tuo kuitille lisätiedot kalenterista älykkäästi
    • Yrityksesi avainluvut graafisessa ja havainnollisessa muodossa
    • Palkkalaskelmat aina mukana
    • Helppo käyttää missä ja milloin vain
    • Luotettava ja tietoturvallinen käyttöliittymä
    • Toimii Apple-, Android- ja Windows-pohjaisilla mobiililaitteilla
    • Ilmainen