Blogi
Miten automatisointi muuttaa palkanlaskentaa?
Palkanlaskennan automatisointi siirtää yhä suuremman osan rutiinitehtävistä koneille, ja samalla se muuttaa olennaisesti palkanlaskijan roolia. Henkilökohtaisen asiakaspalvelun merkitys kuitenkin säilyy.
Palkanlaskijasta konsultiksi
Palkkahallinnon automatisaatio kehittyy yhä enemmän siihen suuntaan, että asiakkaat pääsevät itse hoitamaan asioitaan verkon kautta. Automatisointi muuttaa tällöin palkanlaskijoiden roolia: heistä tulee enemmän konsultteja kuin mekaanisen laskentatyön tekijöitä. Kun palkanlaskijalla jää enemmän aikaa konsultointiin, hän voi tarjota asiakkaalle vahvempaa tukea esimerkiksi työehtosopimus- ja henkilöstöasioissa.
Palkanlaskijahuolehtii, että eri palkkalajit- ja ilmoitukset käsitellään oikein. Automatisoinnin ansiosta tieto siirtyy viranomaistahoille nyt välittömästi, toisin kuin aiemmin, jolloin merkittävät viranomaisraportoinnit tehtiin vuoden lopussa. Palkanlaskija huolehtii asiakkaan viranomaisyhteyksistä ja on tukena raportoinnissa.
Ulkoistettu palkanlaskenta on järjestelmien käytön ohessa ennen kaikkea asiakaspalvelutyötä, jota robotti ei pysty korvaamaan. Tilitoimistoalalla tarvitaan aina ihmistä ylläpitämään asiakaskontaktia ja varmistamaan, että asiakas saa huolenpitoa ja neuvoja aina tarvittaessa. Saman tutun ihmisen kanssa asiointi on myös tärkeää.
Tiedot reaaliaikaisesti pilvessä – ja ihminen siinä välissä
Automatisoinnin ansiosta ajantasaiset palkkatiedot ovat aina nopeasti saatavilla. Taloushallinnon ohjelmien joukossa on tarjolla paljon erilaisia selain- eli pilvipohjaisia palveluita, jotka mahdollistavat avoimen ja reaaliaikaisen toiminnan. Meillä Administerillakin suurin osa asiakkaalle näkyvästä toiminnasta tapahtuu pilvessä. Pilven läpinäkyvyys hyödyttää myös yritysten työntekijöitä: he voivat itse tarkastella palkkatietojaan reaaliaikaisesti suoraan mobiilista.
Automatisointi tehostaa ja nopeuttaa palkanlaskennan prosesseja huomattavasti. Automatisointi mahdollistaisi periaatteessa reaaliaikaisen, jopa päivittäin tapahtuvan palkanmaksun – tässä ei kuitenkaan ole järkeä, sillä ihmiset ovat tottuneita saamaan palkkansa tietyin aikavälein. Tämä on vain yksi esimerkki käytännöistä, joiden merkityksen alan ammattilainen ymmärtää konetta paremmin. Jossain kohtaa ulkoistusprosessia pitää olla inhimillinen tekijä, joka huolehtii, että automatisointi toimii tarkoituksenmukaisesti.
Automatiikka voi korvata tiettyjä palkanlaskennan toimintoja, mutta vaatii vielä monen vuoden kehityksen, että kone oppii tulkitsemaan esimerkiksi työehtosopimuksia. Koneen on myös vaikea huomata tiedonsyöttövaiheessa syntyneitä ongelmia. Automatisoinnin suurimmat riskit piilevätkin tilanteissa, joissa tiedot on syötetty alkujaan väärin, eikä asiakas saa ihmiskontaktia tuekseen asioiden selvittämiseksi.
Automatisointi täydentää ammattilaisten työtä
Kumppanina me varmistamme, että järjestelmät toimivat ja palkat menevät aina ajallaan maksuun yrityksen toiminnan kaikissa eri vaiheissa. Asiakkaan päässä palkkahallinnon ulkoistaminen edellyttää vain sitä, että asiakkaalla on nimetty palkkayhteyshenkilö, joka toimittaa meille palkkoja koskevat tiedot. Me huolehdimme lopusta, järjestelmien ylläpitoa myöten. Palkanlaskentansa ulkoistavat yritykset huomaavatkin nopeasti, miten paljon aikaa ja henkilöstöresursseja automatisointi säästää.
Suomi on muita Pohjoismaita edellä palkkahallinnon palvelujen ulkoistamisessa, mistä on kiittäminen ennakkoluulotonta ja kokeilevaa asennettamme uusia teknologioita kohtaan. Kun ihmiset tottuvat siihen, että pystyvät hoitamaan asioita mistä vaan, niin sujuvien tukitoimintojen ja luotettavan kumppanin merkitys korostuu. Pelot automatisointia kohtaan hälvenevät, kun yhä useammat toiminnot palkkahallintoa myöten hoituvat automaattisesti, mutta tutun ammattilaisen ollessa puikoissa.