Miksi taloushallinto kannattaa ostaa palveluna?

Ulkoistaminen vapauttaa aikaa ja resursseja

Taloushallinnon päättäjän paletti on työntäyteinen: huolehdi järjestelmien ajantasaisuudesta ja toimivuudesta, kehitä prosesseja, hae mahdollisuuksia lisätä automaatioastetta ja löydä parhaat taloushallinnon ja prosessikehityksen osaajat. Miten ajan ja resurssit saa riittämään? Ulkoistaminen voi olla mitä mainioin ratkaisu.

Kun rutiinien sijaan aikaa vapautuu lukujen analysointiin ja johtopäätösten sekä kehitysehdotusten tekemiseen, taloushallinnosta saadaan paljon enemmän irti.  Tiesitkö, että ulkoistamisen voi tehdä monella tavalla.

Ohessa on avattu kolme tyypillistä ulkoistuskumppanuuden tasoa.

1. Kumppanilta lisäkäsiä taloushallinnon avuksi

Kevyin mahdollinen vaihtoehto on ostaa kumppanilta resursseja, jotka hoitavat taloushallinnon rutiinit asiakkaan olemassa olevassa järjestelmäympäristössä. Käsipareilla pystytään varmistamaan henkilöresurssien riittävyys ja kustannussäästöihinkin päästään, kun vältytään päällekkäisiltä työtehtäviltä. Huono puoli pelkässä lisäresurssien ostamisessa on, että niiden avulla itse taloushallinnon toimintojen tehostaminen ei toteudu.

2. Ulkoistus ja liikkeenluovutus

Syvempi ulkoistuskumppanuuden vaihtoehto on ulkoistukseen liittyvä liikkeenluovutus, jolloin ulkoistajan nykyinen taloushallinnon henkilöstö siirtyy palveluntuottajan palvelukseen. Tällä mallilla varmistetaan osaamisen ja hiljaisen tiedon siirtyminen, jotka ovat usein elintärkeitä edellytyksiä onnistuneelle ulkoistukselle. Tämänkin vaihtoehdon riskinä on se, ettei toivottua tehostumista saavuteta ainakaan lyhyellä tähtäimellä, etenkin jos palvelua tuotetaan asiakkaan järjestelmäympäristössä.

3. Taloushallinto ulkoistettuna kokonaispalveluna

Kolmas ja syväluotaavin ulkoistuskumppanuuden vaihtoehto on taloushallinnon ulkoistaminen kokonaispalveluna. Tällöin ulkoistuskumppani tarjoaa myös tarvittavat järjestelmät palvelun tuottamiseen ja prosessit on kehitetty tehokkuuslähtökohdista. Kun ostaja sopeutuu palveluntuottajan prosesseihin ja muuttaa omia toimintatapojaan, syntyy tyypillisesti huomattavaa tehostumista.

Taloushallinnon palveluntuottajalla on kehittyneet, tehokkaat toimintamallit ja usein palvelukeskusten käyttämien järjestelmien automaatioaste on viety korkealle robotiikan ja tekoälyn keinoin. Kun rutiinityöt automatisoidaan, tehokkuus lisääntyy ja virheet vähenevät.

Ostamalla taloushallinnon ja järjestelmät palveluna myös järjestelmien ylläpito ja kehitys ovat kumppanin vastuulla. Tällöin ostajan tietohallinnolle jää enemmän aikaa kehittää liiketoiminnan kannalta tärkeitä sovelluksia.

Miten valita itselle sopivin ulkoistusvaihtoehto?

Hyvä tapa edetä taloushallinnon ulkoistukseen on teettää aluksi talousprosessien kartoittamiselle. Se antaa kokonaiskuvan tärkeimmistä kehityskohteista ja säästöpotentiaalista. Kehitystyössä päästään nopeasti liikkeelle, kun prioriteettilista on valmiina.